远离打印预览无法编辑麻烦

　　我们在打印电子表格或者Word文档材料的时候，常常需要先经过打印预览之后才进行正式打印的步骤，而且在预览打印状态下，我们即使发现了目标文档中存在文字错误或其他类型的错误，也无法在对应状态下进行直接修改，非要关闭预览打印状态重新返回到文本编辑状态，才能将错误修改过来。事实上，我们在打印幻灯片文档时，即使进入打印预览状态，也能对目标文档中的某些错误进行直接修改，而且许多修改功能要比在Word文档或电子表格打印预览状态下的强多了，充分利用该功能我们可以远离打印预览无法编辑的麻烦。

　　在打印预览状态修改幻灯片文档中的内容时，可以先启动PowerPoint应用程序，然后在对应的程序界面中依次执行“文件”/“打开”命令，将待打印的幻灯片文档打开，并在弹出的文档编辑界面中单击“文件”菜单项，再从其后弹出的下拉菜单中单击“打印预览”菜单命令，进入到如图1所示的打印预览界面，在该界面中大家会看到“选项”这个菜单项；用鼠标单击该菜单项后，我们就能从其后出现的下拉菜单中发现“幻灯片加框”、“颜色/灰度”以及“页眉和页脚”等命令项目，在这些命令项目的帮助下大家可以根据实际观察到的打印预览效果，来即时调整目标幻灯片中需要修改的内容，如此一来我们不但能够针对性地修改打印参数，而且还可以有效提高文档打印效率。比方说，我们在观察打印预览效果时，一旦看到在目标幻灯片中没有设计页眉与页脚参数的话，那我们这个时候根本不需要退出打印预览状态重新返回到文档编辑状态，来添加幻灯片的页眉和页脚，相反我们可以直接在打印预览状态下，单击“选项”菜单下面的“页眉和页脚”菜单命令，那样一来幻灯片应用程序同样会打开页眉和页脚设置窗口，在该设置窗口中我们可以很轻松地为目标幻灯片文档设置好合适格式的页眉和页脚。

　　在目标幻灯片文档的打印预览状态下，除了利用“选项”菜单中的相关菜单命令来任意调整、编辑幻灯片的错误内容外，我们还能通过打印预览界面顶部区域的下拉列表中的相关项目来对目标打印内容进行即时调整；用鼠标单击顶部区域的下拉按钮，在其后出现的下拉列表中，我们将看到幻灯片应用程序共为用户提供了备注页、幻灯片、讲义以及大纲视图这几种选项，要是我们只希望将幻灯片内容打印成讲义形式时，我们还可以在预览界面中进行缩放设置，让多张幻灯片内容集中打印到一张打印纸上，这里可以设置让1、2、3、4、6、9张幻灯片同时打印到同一张打印纸中。又比方，在打印预览窗口中我们开始准备对整个幻灯片对象进行打印的，可突然我们改变了打印要求，想只对幻灯片中的文字内容进行打印操作时，我们根本不需要重新进入幻灯片编辑界面，将所有的图象或其他对象统统删除掉，而只需要在幻灯片的打印预览状态下，打开顶部区域的下拉列表框，并从中选择“大纲视图”选项，之后再执行工具栏中的“打印”按钮，就能快速有效地将目标幻灯片中的所有文字信息全部打印出来了。很明显，在打印幻灯片文档时，我们可以在打印预览状态下进行多种设置操作，这些设置操作可以帮助我们快速有效地将在正式打印之前最后发现的错误及时修改过来。

远离打印插图出现失真麻烦

　　为了提高幻灯片的欣赏效果，不少幻灯片设计者往往会往目标文档中插入许多色彩丰富、效果精致的图象，这些彩色图象在普通的编辑排版状态下看上去很逼真、很清晰，可是在用彩色喷墨打印机或彩色激光打印机将包含有彩色图象的幻灯片文档打印出来时，我们可能会感觉到幻灯片中的彩色图象被打印机处理得有点失真、变形，这是怎么回事呢，我们该采取什么措施来远离打印插图出现失真麻烦呢?

　　其实，插入到目标幻灯片文档中的图象能不能被打印机逼真、清晰地打印出来，主要受两个因素影响，其中一个因素就是在幻灯片文档中编辑图象时有没有发生失真、变形现象，另外一个因素就是打印机在打印图象的时候有没有发生失真、变形现象。从上面两个因素出发，我们只有想办法让目标图象在编辑时不发生失真、变形现象，同时让打印机在处理图象时也不发生失真、变形现象，那样的话我们才能远离打印插图出现失真的麻烦。

　　许多人在向幻灯片中插入目标图象后，往往喜欢通过双击目标图象的方法，来将幻灯片内置的图象编辑器打开来对目标图象进行编辑，殊不知幻灯片应用程序自带的图象编辑功能十分有限，一旦使用该功能打开目标图象后，目标图象的许多细节信息就会自动被过滤、丢失掉，那样一来在没有正式打印图象之前，目标图象就发生了一定程度的失真和变形了；所以，为了避免在编辑图象的过程中目标插图发生变形现象，我们最好在将图象插入到幻灯片文档中之前，使用类似Photoshop这样专业的图象工具将插图编辑处理好，之后再将编辑处理好的图象正式插入到目标幻灯片文档中，一旦将目标图象插入到幻灯片中后，千万不要再双击目标插图了，这样就能保证插图在编辑的时候不发生变形、失真现象了。

　　为了防止打印机在处理图象过程中发生失真、变形现象，我们应该在正式打印幻灯片内容时，按照下面的操作步骤来设置好相关的打印参数：首先在幻灯片文档编辑界面中单击菜单栏中的“工具”选项，并从其后出现的下拉菜单中选择“选项”菜单项目，打开PowerPoint应用程序的参数设置界面；在该参数设置界面中单击一下“打印”标签，打开如图2所示的标签设置页面，选中“打印选项”设置项处的“以打印机分辨率打印插入的图象”复选项，并单击一下“确定”按钮，之后再进行正式打印操作，相信按照上面方法打印出来的幻灯片插图多半不会出现失真、变形现象了。

远离无法进行缩放打印麻烦

　　在打印正规场合下使用的幻灯片文稿材料之前，我们往往需要先将目标文稿打印成草稿形式，以便检查、校对文稿中是否存在错误，考虑到草稿内容只是供自己使用，所以从节约打印纸张和节约打印时间的角度出发，我们根本就没有必要将幻灯片草稿内容一页一页地单独打印出来。为此，当我们准备使用打印缩略功能，将多张幻灯片草稿内容集中输出到一张打印纸上时，却发现幻灯片文档的打印参数设置界面中，根本找不到文档“缩放”打印的功能选项，如此一来我们难道就没有办法使用缩放功能来实现节约打印的目的了?答案是否定的！事实上，我们只要变通一下思路，按照下面的操作方法打印目标幻灯片的草稿内容，就能实现将多页幻灯片内容集中打印到一张纸上的目的了：

　　首先运行幻灯片应用程序，并通过“文件”/“打开”命令来将目标幻灯片文稿材料打开，然后在文档编辑界面中，单击菜单栏中的“文件”项目，再从弹出的下拉菜单中执行“打印”菜单命令，打开幻灯片文档的打印属性设置窗口；

　　其次在对应的参数设置窗口中，用鼠标单击“打印内容”处的下拉按钮，在其后出现的下拉列表框中将“讲义”选项选中(如图3所示)，这样一来我们就会发现“讲义”参数就被自动激活了，在对应的参数设置项处我们就可以根据需要来指定将多少张幻灯片草稿内容集中打印到一张纸中了。比方说，我们假设想让4张幻灯片草稿内容集中输出到同一张纸中的话，就只需要将图3界面中的“每页幻灯片数”参数修改为“4”，然后再依照实际排版要求选择好“水平”或“垂直”选项，来调整好幻灯片草稿内容的打印先后顺序，最后单击一下“确定”按钮，如此一来打印机就可以自动把4张草稿幻灯片内容集中输出到相同的一张打印纸中了。

远离彩色内容打印模糊麻烦

　　相信多数办公室中只有黑白打印机的“身影”，而很少看到彩色打印机的“身影”，当用黑白打印机打印幻灯片中的彩色内容时，常常会出现这样的麻烦，那就是彩色图象中的内容被打印成黑白两个团子，很显然这种打印方式往往会导致打印出来的幻灯片内容看上去非常模糊，这究竟是什么原因呢?原来，当黑白打印机打印幻灯片文档中的彩色内容时，它会自动将目标内容中的彩色信息简单处理成黑、白两种信息，那样的话幻灯片原稿中的丰富细节自然会白白丢失不少，因此最后打印出来的幻灯片内容看上去模糊不清就不奇怪了。那么我们能不能想办法修改打印属性，来让黑白打印机也可以清晰地将目标幻灯片文稿中的彩色信息打印出来呢?其实，我们只要按照下面的操作步骤来设置好打印属性参数，就能轻松远离彩色内容打印模糊的麻烦了：

　　首先运行好幻灯片应用程序，并通过“文件”菜单下面的“打开”命令，将目标幻灯片文档内容打开，然后在文档编辑界面中，单击菜单栏中的“文件”项目，再执行下拉菜单中的“打印”菜单命令，打开目标幻灯片文稿的打印属性设置窗口；

　　其次在该属性设置窗口中找到“打印范围”设置项，并将其中的“全部”项目选中，然后单击“打印内容”处的下拉按钮，从其后弹出的下拉列表中将“幻灯片”选项选中，这样可以确保即将设置的打印颜色将会对目标文稿中的幻灯片对象有用，而对备用页、讲义、大纲视图等全部不适用；

　　下面再单击“颜色/灰度”处的下拉按钮，在如图4所示的下拉列表中将“灰度”项目选中，并单击“确定”按钮，那样的话黑白打印机日后再次打印到彩色内容时，就会把幻灯片文稿中的彩色内容自动处理成不同灰度级别的黑白图象了，黑白打印机在打印黑白图象时当然就不会模糊了。